Signatur erstellen
Add-in für Microsoft 365

Signaturen für Outlook und Microsoft 365: zentraler Rollout, ohne Transportregel.

Das Signally-Add-in wird über Ihr Microsoft 365 Admin Center installiert und weist allen Mitarbeitenden die richtige Signatur zu – in Outlook im Web, für Windows, Mac und mobil. Ihre E-Mails gehen weiterhin aus Ihrem eigenen Tenant hinaus.

Was konkret passiert – auf Admin-Seite und bei den Mitarbeitenden

ADMIN-SEITE — 15 MINUTEN
  1. 01
    Tenant verbinden

    Sie autorisieren Signally in Entra ID per Administratorzustimmung, mit reinem Lesezugriff auf das Verzeichnis.

  2. 02
    Add-in bereitstellen

    Unter „Integrierte Apps“ stellen Sie das Add-in für die gesamte Organisation oder eine Pilotgruppe bereit.

  3. 03
    Vorlagen zuweisen

    Sie ordnen jeder Microsoft-365-Gruppe die passende Signaturvorlage zu.

  4. 04
    Laufende Aktualisierung

    Ein Neuzugang erscheint im Verzeichnis: Er erhält seine Signatur, ohne dass Sie etwas tun müssen.

MITARBEITER-SEITE — 0 MINUTEN
  1. 01
    Outlook öffnen

    Nichts zu installieren, nichts zu kopieren, keine Anleitung zu befolgen.

  2. 02
    Nachricht verfassen

    Die Signatur wird mit den eigenen Kontaktdaten und dem aktuellen Banner in die Nachricht eingefügt.

  3. 03
    Senden

    Die Nachricht geht aus dem eigenen Microsoft-365-Konto hinaus. Signally ist am Versand nicht beteiligt.

  4. 04
    Sehen, was der Empfänger sieht

    Die Signatur ist in den gesendeten Elementen sichtbar – anders als bei serverseitigen Transportregeln.

Warum ein Add-in statt einer Exchange-Transportregel?

Eine Transportregel fügt die Signatur erst nach dem Senden auf dem Server hinzu: Mitarbeitende sehen sie nie, in Antwortverläufen stapeln sich Signaturen unschön, und Verschlüsselung kann dazwischenfunken. Das Add-in fügt die Signatur beim Verfassen direkt in die Nachricht ein, die der Nutzer vor sich hat – ohne Umleitung des Datenverkehrs und ohne SMTP-Connector, der gepflegt werden muss.

Unterstützte Umgebungen

Outlook Web
Browser, alle Betriebssysteme
Outlook Windows
Klassisches und neues Outlook
Outlook Mac
Aktuelle Version
Outlook mobil
iOS und Android
Exchange Online
Microsoft-365-Tenants

Häufige Fragen — Microsoft 365 und Outlook

Wie rolle ich eine E-Mail-Signatur für alle Microsoft-365-Nutzer aus?
Sie verbinden Ihren Tenant per Administratorzustimmung mit Signally, stellen das Add-in im Bereich „Integrierte Apps“ des Microsoft 365 Admin Centers bereit und weisen jeder Gruppe eine Vorlage zu. Der gesamte Rollout dauert rund fünfzehn Minuten.
Funktioniert das Add-in im neuen Outlook?
Ja. Das Add-in funktioniert in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows, im klassischen Outlook für Windows, in Outlook für Mac sowie in Outlook mobil unter iOS und Android.
Muss ich eine Exchange-Transportregel anlegen?
Nein – und genau das ist ein Vorteil: keine Umleitung des Datenverkehrs, kein Connector, keine Änderung an Ihrem ausgehenden Routing. Die Signatur wird beim Verfassen in die Nachricht eingefügt.
Hat das Add-in Zugriff auf den Inhalt meiner E-Mails?
Nein. Es fügt einen Signaturblock in den Text der Nachricht ein, die gerade verfasst wird. Es liest, analysiert und speichert den Inhalt Ihrer Nachrichten nicht, und keine E-Mail läuft über unsere Server.
Was passiert bei einem Neuzugang?
Sobald das Konto im Verzeichnis erscheint und zu einer Gruppe mit zugewiesener Vorlage gehört, erhält die Person ihre Signatur. Weder sie noch die IT muss etwas tun.
Können wir zuerst mit einer Pilotgruppe testen?
Ja. Die Bereitstellung des Add-ins lässt sich auf eine Microsoft-365-Gruppe Ihrer Wahl beschränken und anschließend auf die gesamte Organisation ausweiten, sobald Sie zufrieden sind.

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Rollen Sie Ihre Outlook-Signaturen mit Signally aus

Fünfzehn Minuten im Microsoft 365 Admin Center, ohne Eingriff in Ihr Routing.

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