Sicherheit, DSGVO & Datenhoheit

Ihre E-Mails laufen nie über uns. Ihre Daten bleiben in der EU.

Die Seite zum Weiterleiten an Ihre IT-Abteilung, Ihren Datenschutzbeauftragten und Ihren Informationssicherheitsbeauftragten. Sie legt genau dar, was Signally tut, was nicht, und wo die Daten liegen.

WAS SIGNALLY TUT

Ihre Signaturvorlagen und Kampagnengrafiken speichern
Mit eingeschränktem Zugriff die Verzeichnisattribute lesen, die die Signatur benötigt (Name, Position, Telefon, Abteilung, Vorgesetzte)
Einen HTML-Signaturblock einfügen, während Mitarbeitende ihre Nachricht verfassen
Klicks auf die von Ihnen erstellten Bannerlinks zählen

WAS SIGNALLY NICHT TUT

Den Inhalt Ihrer E-Mails lesen, analysieren oder indexieren
Ihre Nachrichten, Anhänge oder Adressbücher speichern
Ihre E-Mails über eigene Server leiten
In Ihrem Namen E-Mails versenden oder Ihr SMTP-Routing ändern
Daten außerhalb der Europäischen Union übermitteln

Hosting in der Europäischen Union

Infrastruktur in Frankreich, betrieben nach europäischem Recht. Keine Übermittlung in Drittländer im Rahmen des Dienstes.

DSGVO-Konformität

Signally handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsverzeichnis, Aufbewahrungsfristen und Löschverfahren sind dokumentiert.

Datenminimierung

Synchronisiert werden nur die Verzeichnisfelder, die tatsächlich in der Signatur erscheinen. Nicht mehr.

Authentifizierung & Zugriff

Anmeldung über Ihren Microsoft- oder Google-Identitätsanbieter, granulare Administratorrollen, Protokollierung aller Aktionen.

Verschlüsselung

Verschlüsselte Übertragung und verschlüsselte Speicherung der Daten – auf der gesamten Plattform.

Reversibilität

Export Ihrer Vorlagen und vollständige Löschung Ihres Arbeitsbereichs auf Anfrage, ohne versteckte Aufbewahrung.

Assistent auf der öffentlichen Website

Dieser Abschnitt betrifft den Assistenten auf dieser öffentlichen Website, der vom oben beschriebenen Signaturdienst getrennt ist. Ihre Unterhaltungen mit ihm werden 90 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Bei der ersten Nachricht einer Unterhaltung läuft eine Bot-Prüfung von Cloudflare (Turnstile), die Ihre IP-Adresse ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet. Ein Konto ist nicht erforderlich, und es wird keine namentliche Kennung von Ihnen verlangt.

Noch mit Ihren tatsächlichen Vertragsdaten zu ergänzen: Name des Hosting-Anbieters, genaue Rechenzentrumsstandorte, erworbene oder laufende Zertifizierungen, AVV zum Download, Kontakt des Datenschutzbeauftragten.

Häufige Fragen — Sicherheit und Compliance

Liest Signally den Inhalt meiner E-Mails?

Nein. Das Add-in fügt beim Verfassen der Nachricht einen Signaturblock ein. Der Inhalt der Nachricht wird weder gelesen noch analysiert noch gespeichert und läuft nicht über unsere Server.

Wo werden die Daten gehostet?

In der Europäischen Union. Vorlagen, Kampagnengrafiken und synchronisierte Verzeichnisattribute liegen auf einer Infrastruktur in Frankreich und unterliegen der DSGVO.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Nur die Verzeichnisfelder, die in der Signatur angezeigt werden: Vorname, Nachname, Position, Abteilung, E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer und Vorgesetzte. Das ist das Prinzip der Datenminimierung, konsequent angewandt.

Ist Signally Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO?

Ja. Signally handelt als Auftragsverarbeiter für Ihr Unternehmen, das der Verantwortliche ist. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt Zwecke, Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsmaßnahmen.

Was passiert mit den Zugriffen, wenn wir kündigen?

Sie erhalten Ihre Vorlagen und Grafiken zurück, anschließend wird Ihr Arbeitsbereich gelöscht. Über die vertraglich festgelegten Fristen hinaus wird nichts aufbewahrt.

Unterliegen Ihre Server extraterritorialen Gesetzen?

Das Hosting in Frankreich und der Verzicht auf jede Übermittlung außerhalb der Europäischen Union stellen den Dienst ausschließlich unter europäisches Recht – genau das, was viele IT- und Rechtsabteilungen suchen.

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Eine Compliance-Frage? Sprechen wir darüber.

Wir beantworten gern die Sicherheitsfragebögen Ihrer IT- und Rechtsabteilung.

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