E-Mail-Signatur-Richtlinie: die Vorlage zur internen Freigabe

Eine Richtlinie für E-Mail-Signaturen soll die Fragen entscheiden, die niemand im Meeting entscheiden will – und dafür sorgen, dass die Entscheidung auch dann Bestand hat, wenn ihr Urheber das Unternehmen verlässt. Lang muss sie nicht sein: Zwei gut geschriebene Seiten sind mehr wert als ein zwanzigseitiges Dokument, das niemand öffnet.

Was eine Richtlinie regeln muss – und was nicht

Die Unterscheidung ist einfach. Was technisch gesperrt ist, muss in der Richtlinie nicht wiederholt werden: Wenn Mitarbeitende das Logo nicht ändern können, ist es überflüssig, es ihnen zu verbieten.

Die Richtlinie regelt, was das Tool nicht entscheidet:

• Fragen der Nutzung – Fotos, Social-Media-Profile, Grußformeln;
• bewusst zugelassene Sonderfälle;
• das Aktualisierungsverfahren und den Verantwortlichen;
• die Begründung hinter den Regeln, damit sie nicht bei jedem Neuzugang erneut erklärt werden muss.

Der Aufbau in sieben Abschnitten

1. Zweck und Geltungsbereich. Wer ist betroffen – Angestellte, Auszubildende und dual Studierende, externe Dienstleister, Funktionspostfächer – und welche Nachrichten sind erfasst? Drei Zeilen genügen.

2. Die Pflichtelemente. Die Liste dessen, was in jeder Signatur der Organisation steht: Name, Funktion, Gesellschaft, Kontaktmöglichkeit, Logo, Pflichtangaben. Verweisen Sie auf die Vorlage, statt das Layout zu beschreiben.

3. Was Mitarbeitende selbst gestalten dürfen. Seien Sie hier deutlich und großzügig: Von diesem Abschnitt hängt die Akzeptanz ab. Meist sind das die Durchwahl und gegebenenfalls ein persönlicher Link zur Terminbuchung.

4. Was nicht erlaubt ist. Kurz und begründet: keine persönlichen Zitate, keine Schriften oder Farben außerhalb des Corporate Designs, keine Bilder anstelle von Text, keine persönlichen Social-Media-Profile ohne Genehmigung. Ein Satz Begründung pro Verbot vermeidet Diskussionen.

5. Sonderfälle. Geschäftsführung, Pressesprecher, externe Dienstleister, Tochtergesellschaften. Wenn Ihre Organisation Ausnahmen vorsieht, schreiben Sie sie auf. Eine offen dokumentierte Ausnahme ist unproblematisch; eine stillschweigend geduldete untergräbt die gesamte Richtlinie.

6. Bannerkampagnen. Wer darf sie starten, für welchen Personenkreis, mit welcher Freigabefrist? Ohne diesen Abschnitt traut sich entweder niemand – oder alle legen los. Siehe die Seite Kampagnen.

7. Verantwortlicher und Aktualisierung. Die Bezeichnung einer Funktion – nicht einer Person –, die für die Richtlinie verantwortlich ist, sowie der Überprüfungsrhythmus. Einmal im Jahr reicht.

Die drei Punkte, über die wirklich diskutiert wird

Erfahrungsgemäß dreht sich die Diskussion immer um dieselben Themen. Bereiten Sie sie also vor.

Das Foto. Es ist in Berufen mit direktem, langfristigem Kundenkontakt vertretbar – Beratung, Immobilien, Recruiting. In einer allgemeinen Signatur macht es den Block schwerer. Wenn Sie Fotos zulassen, geben Sie Format und Bildausschnitt einheitlich vor – sonst bekommen Sie Urlaubsfotos.

Persönliche Social-Media-Profile. Ein Vertriebsmitarbeiter möchte sein berufliches Profil einbinden, was legitim ist; heikler wird es bei einem privaten Konto mit nicht beruflichen Inhalten. Bewährt hat sich die Formulierung: standardmäßig die Unternehmenskanäle, persönliche berufliche Profile nach Genehmigung durch die Führungskraft.

Ausnahmen für Führungskräfte. Die Geschäftsleitung wünscht häufig eine eigene Variante. Behandeln Sie diese als dokumentierte Variante der Vorlage, nicht als informelle Ausnahme.

Gut zu wissen: Lassen Sie die Pflichtangaben von Ihrer Rechtsberatung prüfen, statt eine im Netz gefundene Vorlage zu kopieren. Die Anforderungen hängen von Rechtsform und Branche ab – den allgemeinen Rahmen beschreibt der Artikel zu den Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails.

Der Freigabeprozess

Drei Beteiligte, eine Schiedsinstanz. Die Kommunikation legt Inhalt und Corporate Design fest. Die Rechtsabteilung prüft die Pflichtangaben. Die IT-Abteilung bestätigt die Umsetzbarkeit und verantwortet den Rollout.

Der übliche Blocker ist nicht Uneinigkeit, sondern das Fehlen einer Schiedsinstanz: Jeder schiebt die Entscheidung den anderen beiden zu, und das Projekt stockt. Benennen Sie den Verantwortlichen gleich im ersten Meeting.

Eine Richtlinie setzt sich nicht von selbst durch

Das ist die nützlichste Erkenntnis zu diesem Thema. Eine per E-Mail verteilte Richtlinie mit HTML-Code zum Kopieren und Einfügen führt zu einer Einhaltungsquote, die ab der ersten Woche sinkt und sich nie wieder erholt.

Durchgesetzt wird eine Richtlinie durch einen Mechanismus: eine gesperrte Vorlage, die der Dienst auf Basis des Verzeichnisses anwendet – ohne Zutun der Mitarbeitenden. Die Richtlinie wird dann zum Referenzdokument, das gelegentlich nachgeschlagen wird, statt zu einer Anweisung, deren Umsetzung man überwachen muss.

Den vollständigen Rahmen – von der Governance bis zum Rollout – finden Sie im Leitfaden zur E-Mail-Signaturverwaltung im Unternehmen.