Wie verwendet man diese Checkliste?

Schicken Sie die acht Fragen unverändert an jeden Anbieter auf Ihrer Shortlist und bitten Sie um schriftliche Antworten. Vergleichen Sie dann die Antworten untereinander, nicht die Produktseiten. Eine Frage ohne schriftliche Antwort ist ebenfalls eine Antwort.

Welches Kriterium ist das wichtigste?

Die Bereitstellungsarchitektur, weil sie sowohl die Nutzererfahrung als auch den Prüfumfang für Ihren Informationssicherheitsbeauftragten bestimmt. In den meisten europäischen Organisationen folgt danach der Datenstandort.

Sollte man eine öffentliche Preisliste verlangen?

Zwingend ist das nicht, aber aufschlussreich. Ein öffentlicher Preis ermöglicht eine Einordnung vor dem ersten Vertriebsgespräch und sorgt für eine ausgewogenere Verhandlung.

Warum steht die Exit-Fähigkeit auf der Liste?

Weil sich die Frage erst stellt, wenn es zu spät ist. Wer schon bei der Auswahl weiß, wie er seine Vorlagen zurückbekommt und seine Daten löschen lässt, entdeckt nicht drei Jahre später, dass er in einem Lock-in steckt.

E-Mail-Signatur-Software im Vergleich: die Checkliste mit 8 Kriterien

Eine Vergleichsmatrix für jeden Anbieter: Bereitstellung, Datenstandort, Zugriff auf E-Mails, Kampagnen, Preis, Testmöglichkeit, Support und Exit-Fähigkeit.

Diese Checkliste ist dafür gemacht, unverändert eingesetzt zu werden. Schicken Sie die acht Fragen an jeden Anbieter auf Ihrer Shortlist, bitten Sie um schriftliche Antworten und vergleichen Sie die Antworten untereinander. Unsere eigenen Antworten geben wir zu jedem Kriterium an – fragen Sie nach denen der anderen.

Produktmerkmale ändern sich. Diese Checkliste beschreibt nicht das Angebot eines bestimmten Anbieters: Sie liefert die Fragen, die Sie zum Zeitpunkt Ihres Projekts direkt stellen sollten.

Kriterium 1 – Die Bereitstellungsmethode

Die Frage: Wird die Signatur clientseitig beim Verfassen eingefügt oder serverseitig nach dem Senden? Läuft die Nachricht über die Infrastruktur des Anbieters?

Warum das entscheidend ist: Beim clientseitigen Einfügen ist die Signatur für den Absender und in „Gesendete Elemente“ sichtbar, es entstehen keine gestapelten Blöcke in Verläufen, und das Routing bleibt unberührt. Serverseitiges Einfügen hat die gegenteiligen Eigenschaften. Dieses Kriterium bestimmt sowohl den Arbeitsalltag der Nutzer als auch den Umfang der Sicherheitsprüfung.

Unsere Antwort: Add-ins für Microsoft 365 und Google Workspace, Einfügen beim Verfassen, ohne Umrouting und ohne Connector.

Kriterium 2 – Der Datenstandort

Die Frage: Wo werden das synchronisierte Verzeichnis und die Vorlagen gehostet? Welcher Rechtsordnung unterliegt der Anbieter? Welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt?

Warum das entscheidend ist: Standort und Rechtsordnung sind zwei verschiedene Fragen, die oft verwechselt werden. Die vollständige Argumentation finden Sie unter Datensouveränität bei SaaS.

Unsere Antwort: Hosting in Frankreich, europäischer Anbieter, keine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union im Rahmen des Dienstes.

Kriterium 3 – Der Zugriff auf E-Mail-Inhalte

Die Frage: Greift der Anbieter zu irgendeinem Zeitpunkt auf den Inhalt der Nachrichten zu? Welche Berechtigungen werden bei der Administratorzustimmung genau angefordert?

Warum das entscheidend ist: Das ist die erste Frage Ihres Informationssicherheitsbeauftragten, und sie lässt sich objektiv auf dem Zustimmungsbildschirm von Microsoft oder Google überprüfen – siehe Kann ein Signatur-Tool Ihre E-Mails lesen?

Unsere Antwort: Kein E-Mail-Inhalt wird gelesen, analysiert, gespeichert oder über uns geleitet. Synchronisiert werden nur die in der Signatur angezeigten Verzeichnisattribute, und zwar schreibgeschützt.

Kriterium 4 – Geplante Kampagnen

Die Frage: Sind zeitgesteuerte Banner, Ausrichtung auf einzelne Teams und automatische Abfolgen enthalten oder einer höheren Edition vorbehalten?

Warum das entscheidend ist: Diese Funktion macht aus einem Kostenfaktor einen Kommunikationskanal. Sie wird häufig als kostenpflichtige Option angeboten, was die Budgetrechnung verändert – siehe E-Mail-Signatur-Marketing.

Unsere Antwort: im Einheitspreis enthalten, ohne höhere Edition.

Kriterium 5 – Die Preisstruktur

Die Frage: Ist der Preis öffentlich? Gibt es eine Mindestlaufzeit? Wie wird ein Nutzer gezählt – werden geteilte Postfächer und Aliasse berechnet?

Warum das entscheidend ist: Ein öffentlicher Preis ermöglicht eine Einordnung vor jedem Vertriebsgespräch. Die Zählweise kann die Rechnung bei gleicher Mitarbeiterzahl um 20 % verändern.

Unsere Antwort: öffentliche Staffel von 1,50 € bis 0,50 € netto pro Nutzer und Monat, degressiv, einsehbar auf der Seite Preise. Geteilte Postfächer und Aliasse werden nicht gesondert berechnet.

Kriterium 6 – Ein echter Test

Die Frage: Kann man eine Signatur erstellen und testen, bevor man mit dem Vertrieb spricht?

Warum das entscheidend ist: Ein Tool, das sein Produkt erst nach einer Demo öffnet, hindert Sie daran, sich ein eigenes Urteil zu bilden. Es ist zudem ein Signal dafür, wie sehr der Anbieter seinem eigenen Produkt vertraut.

Unsere Antwort: Editor kostenlos auf app.signally.io zugänglich, ohne Kreditkarte.

Kriterium 7 – Support und Sprache

Die Frage: Ist das Team in Ihrer Zeitzone und in Ihrer Sprache erreichbar? Ist der Support inbegriffen oder kostenpflichtig?

Warum das entscheidend ist: Beim ersten Rollout braucht man am meisten Hilfe, und neun Stunden Zeitverschiebung machen aus einer Zehn-Minuten-Frage zwei Tage Wartezeit.

Unsere Antwort: europäisches Team, Support im Abonnement enthalten.

Kriterium 8 – Die Exit-Fähigkeit

Die Frage: Erhält man bei einer Kündigung seine Vorlagen und Grafiken zurück? Innerhalb welcher Frist werden die Daten gelöscht? Ist ein Export ohne Eingreifen des Supports möglich?

Warum das entscheidend ist: Dieses Kriterium wird am häufigsten vergessen, weil es sich erst stellt, wenn es zu spät ist. Es gehört zu den Punkten, die im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stehen sollten – siehe E-Mail-Signatur und DSGVO.

Unsere Antwort: Export der Vorlagen und Grafiken, vollständige Löschung des Arbeitsbereichs auf Anfrage.

So werten Sie die Antworten aus

Gewichten Sie die acht Kriterien nicht gleichmäßig: Zwei oder drei zählen in Ihrem Kontext wirklich, und Sie wissen, welche.

Eine IT-Abteilung in einer regulierten Branche gewichtet die Kriterien 2, 3 und 8 stark. Das Marketing achtet zuerst auf 4 und 6. Das Finanzressort vergleicht Kriterium 5 mit den aktuellen Kosten der manuellen Verwaltung, die sich im Rechner ermitteln lassen.

Gut zu wissen: Eine Frage ohne schriftliche Antwort ist eine Antwort. Tragen Sie sie so in Ihre Tabelle ein, statt das Feld leer zu lassen: Oft ist das die nützlichste Information der ganzen Übung.

Einen Überblick über die Tool-Kategorien und die Methode für die Vorauswahl finden Sie unter die beste Software für E-Mail-Signaturen.