Czy w stopce mailowej trzeba podawać adres e-mail?

Zwykle nie ma to sensu: adres jest już w nagłówku wiadomości, a odbiorca odpowiada, klikając „Odpowiedz”. Wyjątkiem są osoby, które wysyłają wiadomości ze skrzynki współdzielonej, ale chcą, by kontaktowano się z nimi na ich imienny adres.

Czy trzeba podawać adres pocztowy firmy?

To zależy od Twojej działalności. Adres jest przydatny, jeśli przyjmujesz klientów na miejscu albo jeśli Twoja korespondencja handlowa podlega obowiązkom identyfikacyjnym. W przeciwnym razie zajmuje dwa wiersze na informację, z której nikt nie korzysta.

Czy dopisek „Zanim wydrukujesz tę wiadomość, pomyśl o środowisku” ma jakiś sens?

Jego zmierzony wpływ na zachowanie jest znikomy, a wydłuża każdą wiadomość wysyłaną przez Twoją organizację. Większość nowych polityk podpisów rezygnuje z niego na rzecz rzeczywistych i weryfikowalnych zobowiązań środowiskowych.

Czy można podać w podpisie swoje zaimki?

Tak, to praktyka, która się upowszechnia, zwłaszcza w organizacjach międzynarodowych. Jak w przypadku każdego elementu opcjonalnego, ważne jest, by decyzja należała do każdej osoby, a nie była narzucona przez szablon.

Co umieścić w stopce mailowej: 9 niezbędnych elementów

Lista informacji, które zasługują na miejsce w profesjonalnej stopce mailowej, tych, które są opcjonalne, i tych, które lepiej usunąć – wraz z kolejnością, która się sprawdza.

Pytanie „co umieścić w stopce mailowej” niemal zawsze stawiamy od złej strony: wychodzimy od tego, co można by w niej umieścić, i próbujemy zmieścić wszystko. Właściwy punkt wyjścia jest odwrotny – czego odbiorca naprawdę potrzebuje? Odpowiedź to cztery elementy plus kilka opcjonalnych, zależnie od kontekstu.

Cztery niezbędne elementy

1. Imię i nazwisko. W tej kolejności, bez skrótów. To wizualna kotwica podpisu e-mail i najbardziej przydatna informacja: pozwala odnaleźć osobę w katalogu firmowym, w serwisie zawodowym, w CRM-ie.

2. Stanowisko. Mówi rozmówcy, z kim rozmawia i czego może oczekiwać. „Kierownik działu zakupów” i „asystent handlowy” to dwie różne odpowiedzi. Jasna nazwa stanowiska jest lepsza niż efektowna: „Head of Growth” mówi mniej niż „Kierownik ds. pozyskiwania klientów”.

3. Nazwa firmy. Oczywista, a mimo to regularnie jej brakuje w podpisach, w których pracę ma wykonać logo. Gdy obrazy są blokowane – a tak domyślnie dzieje się w przypadku nieznanego nadawcy – nazwa znika razem z logo. Musi istnieć jako tekst.

4. Bezpośredni sposób kontaktu. Zwykle numer telefonu. Format międzynarodowy (+48 612 345 678) jako jedyny pozostaje niezawodnie klikalny z zagranicy.

Z tymi czterema elementami Twój podpis jest już kompletny w większości zastosowań.

Pięć elementów uzasadnionych w zależności od kontekstu

5. Strona internetowa. Przydatna w przypadku mało znanej firmy, zbędna dla uznanej marki, której stronę odbiorca już zna.

6. Od jednej do trzech ikon mediów społecznościowych. Tylko aktywne konta, najlepiej firmowe. Link do porzuconego konta szkodzi.

7. Link do działania. Umawianie spotkań dla handlowca, portal wsparcia dla zespołu technicznego, strona z aplikacją dla rekrutera. To często najbardziej przydatny element po imieniu i nazwisku – i najrzadziej spotykany.

8. Adres pocztowy. Istotny, jeśli przyjmujesz klientów na miejscu lub jeśli wymaga tego Twoja branża. W przeciwnym razie to dwa zbędne wiersze.

9. Informacje prawne. Zależą od Twojej formy prawnej, branży i charakteru wiadomości. Nie ma uniwersalnego bloku – temat omawiamy w artykule obowiązkowe informacje prawne w e-mailu.

Co lepiej usunąć

Adres e-mail. Jest już w nagłówku. Powtarzanie go zajmuje wiersz na informację, którą odbiorca już ma. Jedyny wyjątek: wiadomości wysyłane ze skrzynki współdzielonej, w których imienny adres coś wnosi.

Inspirujące cytaty. Wprowadzają firmę w osobisty rejestr, szybko się starzeją i wydłużają każdą wiadomość.

Dopisek „pomyśl o środowisku, zanim wydrukujesz”. Jego wpływ na zachowanie jest znikomy, a dodaje dwa wiersze do setek tysięcy wiadomości rocznie. Jeśli temat jest ważny dla Twojej organizacji, większą wagę ma rzeczywiste zobowiązanie z konkretną datą.

Dziesięciowierszowe klauzule poufności. W większości sytuacji ich moc prawna jest niewielka, a długość sprawia, że nikt ich nie zauważa. Zobacz klauzula poufności w e-mailu.

Trzy numery telefonu. Centrala, bezpośredni, komórkowy: odbiorca nie będzie wiedział, który wybrać, i prawdopodobnie zadzwoni pod niewłaściwy. Jeden numer – ten właściwy.

Kolejność, która się sprawdza

Wzrok przesuwa się w dół i szybko się poddaje. Poniższa kolejność umieszcza to, co najważniejsze, na górze:

Imię Nazwisko                 ← największe, najciemniejsze
Stanowisko — Firma            ← o stopień niżej
+48 612 345 678               ← kontakt bezpośredni
[logo]  [ikony społecznościowe] ← identyfikacja wizualna
Informacje prawne             ← małe, jasnoszare

Baner kampanii, jeśli go używasz, umieść pod tym blokiem, oddzielony linią. Nigdy nie powinien wciskać się między dane kontaktowe – zobacz stronę kampanie i banery.

Dobrze wiedzieć: sprawdź swój podpis, czytając go na głos po kolei. Jeśli wahasz się, co powiedzieć najpierw, hierarchia wizualna nie jest jeszcze ustalona.

Podpisy do odpowiedzi

W trwającej rozmowie pełny podpis staje się uciążliwy: powtarza się przy każdej wiadomości i w końcu dominuje w wątku. Dlatego wiele organizacji definiuje krótki podpis do odpowiedzi: imię i nazwisko, stanowisko, telefon. Trzy wiersze.

To rozróżnienie, które klienty poczty obsługują natywnie, a centralny szablon może je narzucić, tak by nikt nie musiał o tym pamiętać – zobacz edytor.

A jeśli każdy sam wybiera, co umieszcza?

To sytuacja domyślna i zawsze daje ten sam rezultat: tyle podpisów, ilu pracowników, u jednych z brakującymi informacjami, u innych ze zbędnymi, a bez informacji prawnych tam, gdzie byłyby potrzebne.

Powyższa lista ma wartość tylko wtedy, gdy staje się wspólną zasadą, zapisaną w szablonie, w którym administrator decyduje, co jest stałe, a co pozostaje do wyboru. Metodę opisujemy w artykule jak stworzyć profesjonalną stopkę mailową.