Czy klauzula poufności w e-mailu jest obowiązkowa?

Nie, nie jest to obowiązkowa informacja w rozumieniu prawa spółek. To klauzula, którą nadawca dodaje z własnej inicjatywy – należy ją odróżnić od danych identyfikacyjnych firmy, które mogą być obowiązkowe.

Czy klauzula poufności wiąże prawnie odbiorcę?

W niewielkim stopniu. Klauzula, którą odbiorca poznaje po otrzymaniu wiadomości i na którą się nie zgodził, nie tworzy wobec niego zobowiązania umownego. Jej znaczenie jest głównie dowodowe: wyraża zamiar nadawcy zachowania poufności.

Jak długa powinna być klauzula poufności?

Maksymalnie trzy linijki. Dziesięciolinijkowych bloków nikt nie czyta, obciążają każdą wiadomość i piętrzą się w wątkach, przez co przynoszą efekt odwrotny od zamierzonego.

Czy dodawać ją do wszystkich wiadomości?

To zależy od Twojej działalności. W branżach, w których na co dzień przetwarza się informacje wrażliwe – tak. W pozostałych klauzula dodawana automatycznie do błahej korespondencji rozmywa sygnał, aż przestaje on cokolwiek znaczyć.

Klauzula poufności w stopce e-maila: czy ma sens i jak ją napisać

Czy formuła „Ta wiadomość i jej załączniki są poufne” ma realne znaczenie? Co daje, czego nie daje i jak ją sformułować, jeśli jest potrzebna.

„Ta wiadomość i jej załączniki są poufne i przeznaczone wyłącznie dla adresata. Jeśli otrzymałeś tę wiadomość przez pomyłkę, prosimy o jej usunięcie”. Ten blok znajduje się na dole milionów służbowych e-maili. Jego rzeczywiste znaczenie jest mniejsze, niż sugeruje jego uroczysty ton.

Ten artykuł przedstawia ogólne rozważania. O tym, czy klauzula poufności ma sens w Twojej sytuacji, powinien zdecydować Twój doradca prawny.

Czego klauzula poufności nie robi

Trzeba to powiedzieć jasno, bo przekonanie odwrotne jest powszechne.

Nie tworzy zobowiązania umownego. Umowa wymaga porozumienia. Odbiorca, który odkrywa klauzulę po otwarciu wiadomości, nie wyraził na nią zgody. Trudno sobie wyobrazić, jak można by mu narzucić zobowiązanie, którego nie przyjął i które poznaje dopiero na końcu lektury.

Niczemu nie zapobiega. Jeśli wiadomość trafi do niewłaściwego odbiorcy, klauzula nie uczyni jej niedostępną. Grzecznie prosi o usunięcie wiadomości, która została już przeczytana.

Nie chroni przed wyciekiem. Odbiorcy o złych zamiarach nie powstrzyma akapit tekstu.

Co naprawdę daje

Jej wartość jest dowodowa, a nie wiążąca – i ta wartość nie jest zerowa.

Pokazuje, że nadawca uważał informację za poufną. W razie sporu o poufny charakter informacji – tajemnicę przedsiębiorstwa, dane objęte umową o zachowaniu poufności – taki konsekwentnie wyrażany zamiar może być elementem kontekstu.

Pełni też rolę wewnętrzną, często niedocenianą: jej obecność przypomina pracownikom, że mają do czynienia z informacjami wrażliwymi. To sygnał kultury organizacyjnej w tym samym stopniu co narzędzie prawne.

Wreszcie w niektórych branżach stanowi element zawodowych oczekiwań: jej brak u adwokata czy doradcy zwróciłby uwagę.

Kiedy jest naprawdę uzasadniona

Przydatne kryterium jest proste: czy pomyłka co do odbiorcy zdarza się w Twojej działalności często i kosztuje dużo?

Tak jest w kancelarii prawnej, biurze rachunkowym, dziale HR przetwarzającym akta osobowe, zespole fuzji i przejęć czy placówce medycznej. Tam klauzula ma sens.

Znacznie rzadziej dotyczy to zespołu sprzedaży rozmawiającego o publicznych ofertach albo działu wsparcia odpowiadającego na pytania techniczne. Klauzula dodawana automatycznie do błahych wiadomości rozmywa sygnał: gdy wszystko jest oznaczone jako poufne, nic już nie jest poufne.

Jak ją napisać, jeśli jest potrzebna

Trzy linijki, nie dziesięć. Długiego bloku nikt nie czyta, a w wątku piętrzy się przy każdej odpowiedzi.

Jeden język, chyba że jest realna potrzeba. Powielenie klauzuli po angielsku podwaja jej długość, zwykle bez żadnej korzyści – zobacz dwujęzyczna stopka mailowa.

Rzeczowy ton. Groźne sformułowania pisane wielkimi literami dają efekt odwrotny od zamierzonego.

Zwięzła wersja:

Ta wiadomość i jej załączniki są poufne. Jeśli nie jesteś jej adresatem,
poinformuj nas o tym i usuń wiadomość.

Dwie linijki – i wszystko, co najważniejsze, jest na miejscu.

Różnica między klauzulą a informacjami wymaganymi prawem

To częste nieporozumienie, które warto wyjaśnić: klauzula poufności i dane identyfikacyjne firmy wymagane prawem to dwie różne rzeczy.

Dane identyfikacyjne – firma, forma prawna, numer rejestrowy, siedziba – mogą być obowiązkowe w zależności od formy prawnej i działalności. Omawiamy je w artykule obowiązkowe informacje w mailu firmowym.

Klauzula poufności jest fakultatywna i dodawana z inicjatywy nadawcy.

Oba elementy umieszcza się w tym samym miejscu – u dołu podpisu, małą czcionką – ale różnią się charakterem i stopniem konieczności.

Dobrze wiedzieć: jeśli zachowujesz klauzulę poufności, zablokuj ją w szablonie. Pracownik, który sam przepisuje swój podpis, zwykle usuwa ją bez zastanowienia – a Ty tracisz konsekwencję, która stanowiła jej jedyną wartość dowodową.

Pytanie, które warto zadać w firmie

Zamiast powielać blok odziedziczony po wzorze znalezionym dziesięć lat temu, zapytaj swojego doradcę prawnego: czy w naszej działalności ta klauzula cokolwiek wnosi?

Odpowiedź czasem brzmi „tak”, często „nie”. W tym drugim przypadku jej usunięcie odchudza każdą wiadomość Twojej organizacji – kilkaset tysięcy rocznie – bez żadnej straty.

To jedna z decyzji, które polityka stopki mailowej powinna rozstrzygnąć raz na zawsze, zamiast zostawiać ją do uznania każdego pracownika.