Gmail-handtekening op mobiel: wat er echt verschijnt

In Google Workspace gaat de zorgvuldig ingestelde handtekening uit de webmail niet mee naar de telefoon. In plaats daarvan staat er een « Verzonden vanaf mijn iPhone » waar niemand voor koos, of helemaal niets. Omdat berichten vanaf mobiel zelden worden nagelezen, kan dat verschil maanden blijven bestaan zonder dat iemand het merkt.

Twee instellingen die elkaar negeren

Gmail op het web slaat de handtekening op in de accountinstellingen, onder Instellingen → Algemeen → Handtekening. De mobiele app heeft een aparte instelling — « Mobiele handtekening » — per apparaat, en vooraf ingevuld met een algemene tekst.

De twee communiceren niet. Een medewerker die tien minuten in de browser aan de opmaak van zijn handtekening heeft besteed, vertrekt dus met een standaard mobiele handtekening die hij niet heeft gezien en waarvan hij vaak niet weet dat ze bestaat.

Het resultaat is een verdubbeling: dezelfde persoon heeft twee handtekeningen, waarvan hij er één niet zelf heeft geschreven. Het is precies hetzelfde mechanisme als bij Microsoft, beschreven in Outlook-handtekening op mobiel.

Wat het mobiele veld echt accepteert

De mobiele instelling is bedoeld voor platte tekst. Je kunt er meerdere regels in zetten, maar je hebt geen rijke editor, geen betrouwbare verwerking van afbeeldingen en geen controle over de opmaak.

Een volledig HTML-sjabloon erin plakken — wat sommigen proberen — levert naargelang het geval ruwe code op die zo wordt getoond, een gedeeltelijke opmaak, of een blok zonder logo. De weergave verschilt per versie van de app en per besturingssysteem.

Met andere woorden: de merkhandtekening van je bedrijf is in dit veld niet na te bouwen. Het is geen kwestie van moeite, maar een beperking van de instelling.

Waarom dit meer uitmaakt dan het lijkt

Het is verleidelijk om mobiel als bijzaak te behandelen. In de praktijk vertrekt een flink deel van de zakelijke antwoorden vanaf een telefoon: onderweg, tussen twee vergaderingen, aan het einde van de dag. Dat zijn vaak de snelste reacties, en dus de commercieel belangrijkste.

De handtekening ontbreekt dus juist daar waar ze het meest zou opleveren: bij snelle antwoorden aan contacten die je bedrijf nog aan het ontdekken zijn.

De omwegen en hun beperkingen

Iedereen vragen zijn mobiele handtekening in te stellen. Het gebruikelijke antwoord. Het faalt om drie redenen tegelijk: het veld kan het sjabloon niet nabootsen, maar een deel van de medewerkers volgt de instructie op, en nieuwe collega’s krijgen haar nooit.

De voettekst van de console gebruiken. Die dekt mobiel wel af, omdat hij aan de serverzijde werkt. Maar hij heeft zijn eigen beperkingen — geen persoonlijk veld, opstapeling in conversaties, onzichtbaar voor de afzender — beschreven in voettekst in Google Workspace.

Genoegen nemen met een korte tekst op mobiel. Een eerlijke noodoplossing: naam, functie, telefoon, in drie regels. Beter dan « Verzonden vanaf mijn iPhone », maar van merkconsistentie is geen sprake.

De aanpak die overal dezelfde weergave geeft

Wil je dat de handtekening op web en mobiel identiek is, dan mag ze van geen enkele lokale instelling afhangen. De add-on draait in Gmail op het moment van schrijven — ook in de mobiele app — en voegt het volledige blok in, met de gegevens uit de directory en de lopende banner.

De medewerker hoeft niets in te stellen, op geen enkel apparaat. Het mechanisme staat beschreven op de pagina over de Google Workspace-add-on.

Goed om te weten: vergeet bij de uitrol niet het veld « Mobiele handtekening » in de app leeg te maken. Anders stapelen de twee zich op en eindigt het bericht met je bedrijfshandtekening, gevolgd door de algemene tekst.

Een sjabloon ontwerpen dat leesbaar is op een telefoonscherm

Drie voorzorgen dekken de meeste gevallen.

De breedte begrenzen. Een blok van maximaal 500 à 600 px. Daarboven dwingt de mobiele client horizontaal scrollen af of verkleint hij alles tot het onleesbaar is.

Meerdere kolommen vermijden. Logo links, gegevens rechts: dat gaat. Drie kolommen: niet.

Tikdoelen groot genoeg maken. Een telefoonnummer of social-media-icoon moet met een vinger aanklikbaar blijven, wat een voldoende hoogte en echte ruimte tussen de elementen vraagt.

De voorbeeldweergave in meerdere clients in de editor dekt de mobiele weergave, maar stuur altijd een testbericht naar je eigen telefoon voordat je breed uitrolt.