Odejście pracownika: jak usunąć jego stopkę mailową i zabezpieczyć skrzynkę

Odejściem pracownika firmy zajmują się poważnie w zakresie dostępów, licencji i sprzętu. Stopka mailowa natomiast prawie zawsze zostaje na miejscu – i jeszcze miesiącami trafia do klientów.

Najczęstszy objaw: skrzynka współdzielona podpisana nazwiskiem nieobecnego

Scenariusz jest banalny. Handlowiec odchodzi z firmy. Jego skrzynka zostaje przekształcona w skrzynkę współdzieloną, żeby zespół mógł dalej prowadzić jego sprawy. Dostęp mają trzy osoby i odpowiadają klientom.

Każda odpowiedź wychodzi z podpisem osoby, która odeszła: jej imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem, służbowym numerem komórki. Klient myśli, że pisze do niej, dziwi się innemu tonowi, a czasem dzwoni pod numer, który już nie odpowiada.

To natychmiastowy problem wizerunkowy, a czasem także problem zgodności: rozpowszechniasz służbowe dane kontaktowe osoby, która nie należy już do organizacji.

Trzy elementy do załatwienia, po kolei

1. Podpis. Od dnia odejścia musi przestać być imienny. Jeśli skrzynka staje się współdzielona, powinna mieć podpis działu – „Dział sprzedaży – Firma” – a nie konkretnej osoby.

2. Automatyczna odpowiedź. Informuje kontrahentów i kieruje ich dalej. To element najbardziej widoczny i najczęściej przygotowywany byle jak.

3. Sama skrzynka. Przechowywanie, ograniczony dostęp, a potem usunięcie zgodnie z Twoją polityką.

Co powinna zawierać automatyczna odpowiedź

Trzy informacje, nie więcej:

• dana osoba odeszła z firmy (w czasie przeszłym, bez możliwości pomylenia z chwilową nieobecnością);
• imię, nazwisko i adres następcy, który jest naprawdę osiągalny;
• ewentualnie datę, od której adres nie będzie już sprawdzany.

Dwa błędy, których należy unikać. Odsyłanie na ogólny adres, którego nikt nie monitoruje: wiadomość przepada. I niejasna formuła – „nie zajmuje się już tą sprawą” – która zostawia kontrahenta bez osoby do kontaktu.

Dobrze wiedzieć: sprawdź, czy automatyczna odpowiedź nie łączy się ze starym imiennym podpisem. Wiadomość, która informuje o odejściu danej osoby i jest przez tę samą osobę podpisana, robi wyjątkowo niefortunne wrażenie.

Dlaczego przy ręcznym zarządzaniu to zawodzi

Usunięcie podpisu wymaga, żeby ktoś o tym pomyślał – w chwili, gdy uwaga skupia się na dostępach i sprzęcie. Nie ma alertu, blokady ani natychmiastowych konsekwencji: nic nie sygnalizuje przeoczenia.

A jeśli podpis skonfigurował lokalnie sam pracownik, trzeba wejść do jego skrzynki, żeby go usunąć – operacja, na którą nikt nie ma ochoty w piątek wieczorem.

Efekt: w większości organizacji można znaleźć skrzynki współdzielone, które od lat są podpisywane nazwiskami osób, które dawno odeszły.

Co zmienia centralne zarządzanie

Gdy podpis jest nakładany przez usługę na podstawie przypisania w katalogu, jego usunięcie staje się automatyczną konsekwencją odejścia.

Konto zostaje wyłączone albo przeniesione poza przypisaną jednostkę: imienny podpis przestaje być wstawiany. Jeśli skrzynka staje się współdzielona, przypisuje się ją do jednostki „skrzynki funkcyjne” z szablonem działu.

Zespół IT nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności, a przeoczenie przestaje być możliwe – mechanizm jest taki sam jak przy przyjęciu nowej osoby, opisany w artykule stopka mailowa nowego pracownika.

Wpisz temat do procedury offboardingu

Automatyzacja techniczna nie zwalnia z jednej linijki na liście kontrolnej działu HR. Wystarczą trzy punkty:

1. Przenieś konto poza imienną jednostkę organizacyjną.
2. Włącz automatyczną odpowiedź z nazwiskiem następcy.
3. Ustal datę usunięcia skrzynki zgodnie z polityką przechowywania danych.

Te trzy czynności zajmują dwie minuty i mają swoje miejsce obok zwrotu sprzętu.

Związek ze spójnością marki

Podpis pozostawiony po odejściu pracownika to objaw szerszego problemu: nikt nie jest właścicielem tego nośnika. Ten sam mechanizm sprawia, że krążą stare logo i nieaktualne informacje prawne – omawiamy to w artykule spójność marki w mailach.

Właściwe pytanie w firmie nie brzmi „kto usuwa podpis odchodzącej osoby”, tylko „kto odpowiada za to, co wychodzi z naszych skrzynek”. Pełne ramy znajdziesz w przewodniku po zarządzaniu podpisami e-mail w firmie.