Gestione delle firme email aziendali: la guida completa
Governance, strumenti, ciclo di vita e conformità: la guida di riferimento per gestire le firme email di un'intera organizzazione invece di subirle.
- Una firma aziendale si gestisce come un asset del brand, con un responsabile designato e un ciclo di vita.
- Tre domande determinano gli strumenti: chi decide, chi applica e come si verifica.
- Il ciclo di vita copre l'ingresso, la mobilità interna e l'uscita di un dipendente.
- Senza un meccanismo di applicazione automatica, una policy sulla firma resta un'intenzione.
La firma email è uno dei rari strumenti che tutta l’azienda usa ogni giorno e che quasi nessuno governa. Arriva ai clienti, ai candidati e ai fornitori centinaia di volte al giorno, eppure sfugge alla governance applicata anche al più piccolo visual pubblicitario.
Perché la questione si pone adesso
Tre cambiamenti hanno trasformato un dettaglio in un tema di gestione.
La scala. Un’azienda di cento persone invia nell’ordine di 300.000 email all’anno. Sono più impression della maggior parte delle sue campagne a pagamento.
La conformità. Gli obblighi di identificazione nelle comunicazioni commerciali e i requisiti del GDPR rendono rischiosa l’improvvisazione.
La frammentazione dei client. Lo stesso dipendente scrive da Outlook per Windows, da Outlook Web e dal telefono. Una firma configurata su un dispositivo non si ritrova sugli altri: si veda firma Outlook mobile.
Le tre domande di governance
Prima di scegliere qualsiasi strumento, bisogna rispondere a tre domande. Ricorrono in ogni progetto, ed eluderle garantisce il fallimento.
Chi decide il contenuto? Le linee guida grafiche e le diciture spettano alla comunicazione o all’ufficio legale, raramente all’IT. Ma se nessuno viene nominato, il tema resta senza arbitro.
Chi applica? È la questione tecnica. Un’email con il codice HTML da copiare e incollare non è un’applicazione: è una richiesta. La differenza si misura nel tasso di conformità sei mesi dopo.
Come si verifica? Senza un meccanismo di applicazione automatica, occorre campionare con regolarità. Con un meccanismo del genere, la domanda scompare.
Il ciclo di vita di una firma
Una firma non è un deliverable, è un oggetto vivo. Quattro momenti ne scandiscono il ciclo.
L’ingresso. Il nuovo dipendente deve avere la propria firma fin dal primo messaggio. Con una gestione manuale passano in media diversi giorni, spesso diverse settimane. Il tema è trattato in preparare la firma di un nuovo dipendente.
La mobilità interna. Un cambio di ruolo, di reparto o di sede deve riflettersi automaticamente. In pratica, senza sincronizzazione della directory, non succede mai: capita spesso di trovare firme superate da due anni.
Il cambio di linee guida. È il momento della verità. Un restyling grafico impone di aggiornare tutte le firme contemporaneamente. Con un modello centralizzato è un’unica operazione; senza, è una campagna di diverse settimane con un tasso di adozione incompleto.
L’uscita. La firma deve sparire insieme all’accesso. È una questione di immagine quanto di sicurezza: si veda l’uscita di un dipendente.
Che cosa deve coprire uno strumento serio
Sei funzionalità, in ordine di importanza reale:
- L’applicazione automatica su tutti i client, senza alcun intervento del dipendente.
- La sincronizzazione della directory, perché i campi si compilino e si aggiornino da soli.
- Il blocco granulare, campo per campo, di ciò che è modificabile.
- L’assegnazione per team, per coprire società controllate e brand.
- L’anteprima su più client, prima di qualsiasi distribuzione.
- Le campagne con banner, se si vuole sfruttare il canale.
Le prime cinque riguardano la governance. La sesta trasforma una voce di costo in un canale di comunicazione: si veda la pagina campagne.
Buono a sapersi: l’ordine conta. Un’organizzazione che parte dai banner senza aver stabilizzato i propri modelli diffonde campagne su firme incoerenti. Conviene sistemare prima la base.
Il ruolo reale della policy scritta
Un documento di policy resta utile, a condizione che sia breve (due pagine) e tratti ciò che lo strumento non decide: l’uso delle foto, la politica sugli account social personali, il contenuto delle firme nelle risposte, le eccezioni deliberate per il vertice aziendale.
Ciò che è bloccato tecnicamente non ha bisogno di essere ripetuto nella policy. Il modello da far approvare si trova in policy sulla firma email.
Da dove cominciare concretamente
Quattro passaggi, in quest’ordine.
Misurare. Chiedete a venti persone un messaggio inviato questa settimana. Contate le varianti. Questo riscontro vale più di qualsiasi argomentazione.
Quantificare. Stimate il tempo annuo dedicato alla gestione manuale con il simulatore dei costi e confrontatelo con un abbonamento.
Decidere la suddivisione. Un modello per entità giuridica, una variante per team se i banner sono diversi. Non di più.
Fare un pilota prima di estendere. Una decina di persone rappresentative per una settimana fa emergere i casi particolari che non erano stati previsti: il metodo completo è descritto in uniformare le firme.
Domande frequenti
Chi deve essere responsabile delle firme in un'azienda?
Serve una policy scritta se lo strumento blocca già i modelli?
Come si verifica che le firme siano davvero conformi?
Quanti modelli occorre prevedere?
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