Cosa mettere nella firma email: i 9 elementi indispensabili

La domanda «cosa mettere nella firma email» viene posta quasi sempre al contrario: si parte da ciò che si potrebbe inserire e si cerca di farci stare tutto. Il punto di partenza giusto è l’opposto — di cosa ha realmente bisogno il destinatario? La risposta si riduce a quattro elementi, più alcuni facoltativi a seconda del contesto.

I quattro elementi indispensabili

1. Il nome completo. Nome e cognome, in quest’ordine, senza abbreviazioni. È l’ancora visiva della firma e l’informazione più utile: permette di ritrovare la persona in una rubrica, su un social network professionale, in un CRM.

2. La qualifica. Dice all’interlocutore con chi sta parlando e cosa può aspettarsi. «Responsabile acquisti» e «Assistente commerciale» non richiedono la stessa risposta. Una qualifica chiara vale più di una lusinghiera: «Head of Growth» informa meno di «Responsabile acquisizione clienti».

3. Il nome dell’azienda. Ovvio, eppure spesso assente dalle firme in cui il logo dovrebbe fare il lavoro. Quando le immagini sono bloccate — il comportamento predefinito per un mittente sconosciuto — il nome scompare insieme al logo. Deve esistere come testo.

4. Un recapito diretto. Di solito un numero di telefono. Il formato internazionale (+39 333 123 4567) è l’unico che resta cliccabile in modo affidabile dall’estero.

Con questi quattro elementi, la firma è già completa per la maggior parte degli usi.

I cinque elementi che dipendono dal contesto

5. Il sito web. Utile per un’azienda poco conosciuta, superfluo per un brand affermato di cui il destinatario conosce già il sito.

6. Da una a tre icone social. Solo account attivi, e preferibilmente quelli dell’azienda. Un link a un account abbandonato è controproducente.

7. Un link d’azione. Prenotazione di un appuntamento per un commerciale, portale di supporto per un team tecnico, pagina delle candidature per un recruiter. È spesso l’elemento più utile dopo il nome — e quello presente più di rado.

8. L’indirizzo postale. Pertinente se si riceve il pubblico o se il settore lo impone. Altrimenti, due righe sprecate.

9. Le informazioni legali. Dipendono dalla forma giuridica, dal settore e dalla natura del messaggio. Non esiste un blocco universale — l’argomento è trattato in le informazioni legali obbligatorie.

Cosa è meglio eliminare

L’indirizzo email. È già nell’intestazione. Ripeterlo occupa una riga per un’informazione di cui il destinatario dispone già. Unica eccezione: gli invii da una casella condivisa, dove l’indirizzo nominativo aggiunge qualcosa.

Le citazioni ispirazionali. Impegnano l’azienda su un registro personale, invecchiano male e allungano ogni messaggio.

La dicitura «pensa all’ambiente prima di stampare». Il suo effetto sul comportamento è trascurabile e aggiunge due righe a centinaia di migliaia di messaggi l’anno. Se il tema conta per la vostra organizzazione, un impegno reale e datato ha più peso.

I disclaimer di riservatezza di dieci righe. La loro portata giuridica è debole nella maggior parte dei casi e la loro lunghezza li rende invisibili. Si veda disclaimer di riservatezza.

I tre numeri di telefono. Centralino, diretto, cellulare: il destinatario non saprà quale scegliere e probabilmente chiamerà quello sbagliato. Uno solo, quello giusto.

L’ordine che funziona

L’occhio scende, e si arrende in fretta. L’ordine seguente mette l’essenziale in alto:

Nome Cognome                  ← il più grande, il più scuro
Qualifica — Azienda           ← un livello sotto
+39 333 123 4567              ← recapito diretto
[logo]  [icone social]        ← identità visiva
Informazioni legali           ← piccolo, grigio chiaro

Il banner di campagna, se ne usate uno, va collocato sotto questo blocco, separato da un filetto. Non deve mai inserirsi in mezzo ai recapiti — si veda la pagina campagne e banner.

Buono a sapersi: mettete alla prova la vostra firma leggendola ad alta voce nell’ordine. Se esitate su cosa annunciare per primo, significa che la gerarchia visiva non è definita.

Il caso delle firme per le risposte

In una conversazione in corso, la firma completa diventa ingombrante: si ripete a ogni scambio e finisce per dominare il thread. Molte organizzazioni definiscono quindi una firma breve per le risposte: nome, qualifica, telefono. Tre righe.

È una distinzione che i client di posta gestiscono nativamente, e che un modello centralizzato può imporre senza che nessuno debba pensarci — si veda l’editor.

E se ognuno sceglie cosa mettere?

È la situazione predefinita, e produce invariabilmente lo stesso risultato: tante firme quanti sono i dipendenti, con informazioni mancanti per alcuni, superflue per altri, e informazioni legali assenti proprio dove servirebbero.

L’elenco qui sopra ha valore solo se diventa una regola comune, concretizzata in un modello in cui l’amministratore decide cosa è fisso e cosa resta libero. Il metodo si trova in come creare una firma email professionale.