Disclaimer di riservatezza in fondo alle email: a che cosa serve e come scriverlo

«Questo messaggio e i suoi allegati sono riservati e destinati esclusivamente al destinatario indicato. Se avete ricevuto questo messaggio per errore, vi preghiamo di eliminarlo.» Questo blocco compare in fondo a milioni di email professionali. Il suo valore reale è più limitato di quanto lasci pensare il tono solenne.

Questo articolo presenta un ragionamento generale. L’opportunità di un disclaimer nella vostra situazione va valutata con il vostro consulente legale.

Che cosa non fa un disclaimer

Va detto chiaramente, perché l’illusione opposta è diffusa.

Non crea obblighi contrattuali. Un contratto presuppone un accordo. Un destinatario che scopre la clausola dopo aver aperto il messaggio non vi ha acconsentito. È difficile vedere come gli si possa opporre un obbligo che non ha sottoscritto e che scopre a fine lettura.

Non impedisce nulla. Se il messaggio arriva al destinatario sbagliato, la clausola non lo rende inaccessibile. Chiede cortesemente di distruggere un messaggio già letto.

Non protegge da una fuga di informazioni. Un destinatario malintenzionato non si ferma davanti a un paragrafo.

Che cosa offre davvero

Il suo valore è probatorio più che vincolante, e questo valore non è nullo.

Dimostra che il mittente considerava l’informazione riservata. In caso di controversia sul carattere riservato di un’informazione — un segreto commerciale, un dato coperto da un accordo di riservatezza — questa manifestazione costante di intenzione può costituire un elemento di contesto.

Svolge anche un ruolo interno, spesso sottovalutato: la sua presenza ricorda ai dipendenti che stanno trattando informazioni sensibili. È un segnale di cultura aziendale quanto un dispositivo giuridico.

Infine, in alcuni settori fa parte delle aspettative professionali: la sua assenza, in uno studio legale o in una società di consulenza, si noterebbe.

Quando si giustifica davvero

Il criterio utile è semplice: l’errore di destinatario è frequente e costoso nella vostra attività?

Lo è per uno studio legale, uno studio commercialista, un ufficio HR che gestisce fascicoli individuali, un team di fusioni e acquisizioni, un servizio medico. Lì il disclaimer ha senso.

Lo è molto meno per un team commerciale che discute di offerte pubbliche, o per un servizio di assistenza che risponde a domande tecniche. Un disclaimer sistematico su messaggi innocui diluisce il segnale: quando tutto è contrassegnato come riservato, niente lo è più.

Come scriverlo, se è necessario

Tre righe, non dieci. Un blocco lungo non viene letto, e si accumula a ogni risposta in una conversazione.

Una sola lingua, salvo reale necessità. Duplicare il disclaimer in inglese ne raddoppia la lunghezza per un beneficio in genere nullo — vedi firma email bilingue.

Un registro sobrio. Le formulazioni minacciose in maiuscolo producono l’effetto opposto a quello cercato.

Una formulazione compatta:

Questo messaggio e i suoi allegati sono riservati. Se non ne siete i destinatari,
vi preghiamo di informarci e di eliminarlo.

Due righe, e c’è l’essenziale.

La differenza con le indicazioni legali

Una confusione frequente, che merita di essere chiarita: il disclaimer di riservatezza e le indicazioni legali identificative sono due cose distinte.

Le indicazioni identificative — denominazione, forma giuridica, iscrizione al registro, sede — possono essere obbligatorie a seconda della forma giuridica e dell’attività. Sono trattate in obblighi legali nelle email aziendali.

Il disclaimer è una clausola facoltativa, aggiunta su iniziativa del mittente.

Entrambi si collocano nello stesso punto — in fondo alla firma, in corpo piccolo — ma non hanno né la stessa natura né la stessa necessità.

Da sapere: se si mantiene un disclaimer, conviene bloccarlo nel modello. Un dipendente che riscrive la propria firma in genere lo elimina senza pensarci, e si perde la costanza che era proprio il suo unico valore probatorio.

La domanda da porre internamente

Anziché riproporre il blocco ereditato da un modello trovato dieci anni fa, conviene porre la domanda al proprio consulente: nella nostra attività, questo disclaimer serve a qualcosa?

La risposta è a volte sì, spesso no. Nel secondo caso, rimuoverlo alleggerisce ogni messaggio dell’organizzazione — diverse centinaia di migliaia all’anno — senza perdere nulla.

È una delle decisioni che una policy per la firma ha il compito di prendere una volta per tutte, anziché lasciarla alla valutazione di ciascuno.