Elegir tu herramienta de firma de correo: la tabla de 8 criterios

Esta tabla está hecha para usarse tal cual. Envía las ocho preguntas a cada proveedor preseleccionado, pide respuestas por escrito y compara las respuestas entre sí. Damos nuestras propias respuestas en cada criterio; pide las suyas.

Las características de los productos evolucionan. Esta tabla no pretende describir la oferta de tal o cual proveedor: aporta las preguntas, para plantearlas directamente, en la fecha de tu proyecto.

Criterio 1 — El modo de despliegue

La pregunta: ¿la firma se inserta en el cliente al redactar o en el servidor después del envío? ¿Pasa el mensaje por la infraestructura del proveedor?

Por qué es decisivo: la inserción en el cliente hace la firma visible para el remitente y en los elementos enviados, evita el apilamiento en los hilos y no toca el enrutamiento. La inserción en el servidor tiene las propiedades contrarias. Es el criterio que determina tanto la experiencia diaria de los usuarios como la extensión de la revisión de seguridad.

Nuestra respuesta: complementos de Microsoft 365 y Google Workspace, inserción al redactar, sin redirecciones ni conectores.

Criterio 2 — La ubicación de los datos

La pregunta: ¿dónde se alojan el directorio sincronizado y las plantillas? ¿De qué jurisdicción depende la sociedad proveedora? ¿Qué subencargados intervienen?

Por qué es decisivo: ubicación y jurisdicción son dos cuestiones distintas, a menudo confundidas. El razonamiento completo está en soberanía de los datos.

Nuestra respuesta: alojamiento en Francia, proveedor europeo, sin transferencias fuera de la Unión Europea en el marco del servicio.

Criterio 3 — El acceso al contenido de los correos

La pregunta: ¿accede el proveedor, en algún momento, al contenido de los mensajes? ¿Qué permisos exactos se solicitan en el consentimiento del administrador?

Por qué es decisivo: es la primera pregunta de tu responsable de seguridad y se comprueba de forma objetiva en la pantalla de consentimiento de Microsoft o Google: ver ¿puede una herramienta de firma leer tus correos?.

Nuestra respuesta: ningún contenido de correo leído, analizado, almacenado ni de paso por nosotros. Solo se sincronizan, en solo lectura, los atributos de directorio que aparecen en la firma.

Criterio 4 — Las campañas programadas

La pregunta: ¿están incluidos los banners con fechas, la segmentación por equipo y la sucesión automática, o están reservados a una edición superior?

Por qué es decisivo: es la función que convierte una partida de coste en un canal de comunicación. Con frecuencia se posiciona como opción de pago, lo que cambia el cálculo presupuestario: ver marketing con firma de correo.

Nuestra respuesta: incluido en el precio único, sin edición superior.

Criterio 5 — La tabla de precios

La pregunta: ¿es público el precio? ¿Hay un compromiso mínimo? ¿Cómo se contabiliza un usuario? ¿Se facturan los buzones compartidos y los alias?

Por qué es decisivo: un precio público permite situarse antes de cualquier conversación comercial. El modo de recuento puede mover la factura un 20 % con la misma plantilla.

Nuestra respuesta: tabla pública de 1,50 € a 0,50 € sin IVA por usuario y mes, decreciente, consultable en la página de precios. Buzones compartidos y alias no facturados por separado.

Criterio 6 — La prueba real

La pregunta: ¿se puede crear una firma y probarla antes de hablar con un comercial?

Por qué es decisivo: una herramienta que solo abre su producto tras una demostración te impide formarte una opinión autónoma. Es también una señal sobre la confianza del proveedor en su propio producto.

Nuestra respuesta: editor accesible gratuitamente en app.signally.io, sin tarjeta de crédito.

Criterio 7 — El soporte y el idioma

La pregunta: ¿está el equipo localizable en tu franja horaria y en tu idioma? ¿El soporte está incluido o se factura?

Por qué es decisivo: el despliegue inicial es el momento en que más ayuda se necesita, y un desfase horario de nueve horas convierte una pregunta de diez minutos en dos días de espera.

Nuestra respuesta: equipo europeo, soporte incluido en la suscripción.

Criterio 8 — La reversibilidad

La pregunta: ¿se recuperan las plantillas y los materiales gráficos al marcharse? ¿En qué plazo se borran los datos? ¿Es posible una exportación sin intervención del soporte?

Por qué es decisivo: es el criterio que más se olvida, porque solo se plantea cuando ya es demasiado tarde. Forma parte de los elementos que deben figurar en el acuerdo de tratamiento: ver firma de correo y RGPD.

Nuestra respuesta: exportación de plantillas y materiales, supresión completa del espacio a petición.

Cómo explotar las respuestas

No ponderes los ocho criterios de forma uniforme: dos o tres cuentan de verdad en tu contexto, y ya sabes cuáles.

Un departamento de informática de un sector regulado ponderará mucho los criterios 2, 3 y 8. Una dirección de marketing mirará primero el 4 y el 6. Una dirección financiera comparará el 5 con el coste actual de la gestión manual, calculable en el simulador.

Conviene saberlo: una pregunta sin respuesta escrita es una respuesta. Anótala como tal en tu tabla en lugar de dejarla vacía: suele ser la información más útil del ejercicio.

El panorama de las familias de herramientas y el método de preselección están en los mejores programas de gestión de firmas.