Informações legais obrigatórias em um e-mail corporativo

“O que é obrigatório colocar em uma assinatura de e-mail?” não tem uma resposta universal. As obrigações dependem da sua forma jurídica, do seu setor e da natureza da mensagem. Veja o raciocínio a seguir — a ser validado pelo seu assessor jurídico, o único capaz de avaliar a sua situação.

Este artigo descreve um enquadramento geral baseado no direito francês. Ele não constitui parecer jurídico. A lista exata aplicável à sua empresa deve ser definida com o seu assessor jurídico.

O princípio: permitir a identificação

O espírito dos textos é constante: quem recebe uma comunicação de uma empresa deve poder identificar quem está escrevendo e encontrar a entidade jurídica correspondente.

Essa exigência decorre de várias fontes — o direito societário para documentos e correspondências, o direito do consumidor para as comunicações comerciais, o direito do comércio eletrônico para os serviços online. Elas se sobrepõem bastante, e o conjunto mais completo geralmente cobre os demais.

O conjunto básico de uma sociedade empresária

Para uma sociedade empresária francesa, os elementos normalmente incluídos nas correspondências são:

• a razão social, tal como registrada;
• a forma jurídica — SAS, SARL, SA;
• o número de registro no registro de comércio e sociedades (RCS), com a cidade do cartório;
• o endereço da sede social;
• se for o caso, o capital social.

O número de IVA intracomunitário é acrescentado a partir do momento em que você fatura dentro da UE.

Uma linha basta para trazer o essencial:

Exemplo SAS, capital social de € 50.000 — RCS Paris 123 456 789 — 9 rue des Halles, 75001 Paris

As profissões regulamentadas

Algumas atividades acrescentam as suas próprias obrigações, geralmente definidas pelo conselho profissional ou pela autoridade de supervisão: advogados, contadores, profissionais de saúde, corretores de imóveis, intermediários de seguros e de operações bancárias, entre outros.

Os elementos exigidos variam — ordem dos advogados ou ordem profissional de vinculação, número de inscrição, autoridade de supervisão, número da carteira profissional, avisos obrigatórios. Se você pertence a uma profissão regulamentada, a lista aplicável vem do seu conselho, não de um modelo genérico.

A natureza da mensagem importa

Um mesmo remetente não está sujeito às mesmas exigências conforme o que envia. Uma troca operacional com um fornecedor, uma proposta comercial e uma comunicação publicitária se enquadram em regimes parcialmente diferentes.

Em tese, seria possível modular. Na prática, a maioria das organizações adota o conjunto mais amplo e o aplica a tudo: fazer a triagem das mensagens conforme a sua natureza jurídica não é realista nem isento de riscos.

Esse também é um argumento a favor de uma assinatura gerenciada de forma centralizada, em vez de deixada a cargo de cada um: a informação está presente em todos os e-mails, ou não está presente em nenhum de forma confiável.

O caso dos grupos

As informações acompanham a entidade jurídica que envia a mensagem, e não a sede do grupo. Uma subsidiária tem a sua própria razão social, o seu próprio registro, o seu próprio endereço.

Isso exige um modelo por entidade — aliás, é o primeiro motivo técnico para multiplicar os modelos em um grupo, antes mesmo das questões de marca. O tema é tratado em assinaturas para várias subsidiárias.

Para as entidades estrangeiras, aplicam-se as obrigações do país de registro, qualquer que seja o idioma da mensagem — veja assinatura de e-mail bilíngue.

Onde e como posicioná-las

No rodapé da assinatura, abaixo dos dados de contato, em fonte reduzida — de 10 a 11 px — e cinza-claro. Legíveis, mas visualmente em segundo plano: elas não devem competir com o nome e o telefone.

Uma ou duas linhas bastam na maioria dos casos. Se o seu bloco de informações legais passar de quatro linhas, verifique se tudo é realmente obrigatório: as assinaturas mais pesadas costumam acumular informações acrescentadas por precaução e nunca retiradas.

Bom saber: as informações legais obrigatórias fazem parte dos elementos que devem ser bloqueados no modelo. Um colaborador que reescreve a sua assinatura geralmente as apaga sem nenhuma intenção especial — simplesmente porque não sabe para que servem.

O ponto de atenção: a atualização

Uma mudança de endereço da sede, um aumento de capital, uma transformação da forma jurídica: esses eventos tornam as informações incorretas da noite para o dia.

Na gestão manual, a correção pressupõe que cada pessoa altere a sua assinatura. A taxa de execução é a que é, e você mantém durante meses informações erradas em circulação — o que é pior do que não tê-las.

Com um modelo centralizado, a correção é uma operação única. É o argumento mais direto junto a um departamento jurídico, e ele complementa bem o da governança de marca.

O aviso de confidencialidade, frequentemente confundido com as informações obrigatórias, segue outra lógica: veja aviso de confidencialidade.